본 포스트는 IT 동아의 인터뷰 기사를 재구성하였습니다.
일자리 관련 사업을 진행하는 만큼 정보보안을 협업툴 선택의 우선순위로 삼았어요.
경기도일자리재단은 2016년 7월, 고용시장의 선도적 대응으로 새로운 일자리창출 및 고용기회 확대를 위해 설립된 공공기관입니다. 현재 주사무소인 부천시 경기도일자리재단을 비롯해 의정부시와 용인시의 여성능력개발본부, 화성시의 경기도기술학교 등 네 개 지역에 걸쳐 업무를 추진하고 있다고 하는데요.
경기도일자리재단은 도내 77개 일자리 사업을 총괄하며, 전년 기준 1만 7천여 명이 취업지원 서비스의 도움을 받았다고 합니다.
이번 인터뷰는 정보화운영팀을 총괄하고 있는 박윤정 팀장과 클라우드 및 IaaS(서비스형 인프라), 보안 관제를 맡고 있는 이두리 대리, 포털 및 협업 툴 도입을 담당하고 있는 한신영 주임이 함께해주셨습니다.
박윤정 팀장님께서 정보화운영팀의 업무를 알기 쉽게 설명해주셨습니다.
경기도일자리재단은 일자리 관련 사업을 진행하는 만큼 정보 보안과 개인정보보호에 각별합니다.
특히 최근의 구인구직은 거의 전 과정이 디지털로 진행되는 만큼 시대에 맞는 서비스를 제공하는 것은 물론 기관 자체의 디지털 역량도 확보해야 합니다.
이를 위해 작년 7월, 정보화사업센터를 출범해 일자리사업의 정보화지원과 정보보안, 재단 업무의 디지털화를 강화하기 시작하였으며 현재 경기도 내 네 개 지역의 업무 및 통신 지원은 물론 재단 업무 지원시스템 관리도 맡고 있어요.
아울러 2025년 공공 클라우드 전환에 대비해 재단 자체 사업 및 경기도 대행 정보화 사업에 대해서도 클라우드를 활용하여 운영하고 있습니다.
덧붙여, 재단법인인 만큼 업무 자체는 공공기관과 같이 국가 정보보안 지침과 ISMS(정보보호관리체계)를 준수한다고 합니다.
두레이 도입의 계기가 된 기관의 디지털 업무 추진과 코로나19로 시작된 순환 근무…
첫째는 보안, 다음은 가용성, 재택근무까지 고려했을때 두레이가 가장 적합
정보화운영팀이 협업 툴의 선택 기준으로 삼은 부분은 크게 보안과 가용성이었다고 합니다.
경기도일자리재단은 올해 경기도내 22개 공공기관(출자, 출연, 공기업)을 대상으로 진행한 경기도 공공기관 정보보안 관리실태 평가에서 경기도 내 공공기관 중 최우수기관으로 선정된 바 있습니다.
보안 분야에서 철저한 기관이기 때문에 협업툴 역시 높은 보안 수준에 대응해야 했어요.
이중화와 2차 인증 등이 갖춰져 있고, 또 외부망 연동 등 재택근무나 기관 업무에 필요한 가용성도 고려했고요. 이러한 과정을 거쳐 선택한 협업 툴이 두레이였습니다.
화상회의로 시간 절약은 물론 단결력도 확보되었어요.
경기도일자리재단은 경기도 4개 지역에 나뉘어있지만, 조직 자체는 하나다 보니 회의 등에 시간이 많이 소요되었어요.
두레이를 도입하면서 이 부분이 화상회의로 전환해 이동 시간도 줄고 업무 전반도 더욱 긴밀하게 조율하게 됐죠.
7월과 8월 사용량만 비교해도 34%가 증가했을 정도라니까요.
한 주임님은 두레이를 도입하면서부터 기관 절반의 업무 효율이 상승하고 있다고 덧붙여 말씀을 주셨습니다.
아래는 재단 직원들이 두레이 활성화 교육 및 팀 회의를 진행하고 있는 모습입니다.
이어 화상회의 기능 외에도 위키, 캘린더 기능도 자주 사용하고 계신다고 합니다.
아울러, 두레이를 외부에서도 접속할 수 있다는 점과 게스트(손님) 접속도 지원해 자료를 공유할 수 있다는 점도 기관 업무의 효율을 향상시켜주는 요소라고 덧붙여 말씀 주셨습니다.
실시간으로 공동 편집하는 위키 기능도 적극 활용하고 있어요.
급여 등의 민감한 업무는 원래도 두 번 이상 확인하는데 여기에 공동 편집을 활용하고, 또 A에게 들어온 민원을 B에게 전달하는 과정 등에서도 공동 편집으로 이력을 남겨서 인수인계하고 있습니다
자주 사용하는 기능 중에서는 캘린더의 역할이 큽니다.
일자리 사업마다 업무 일정이 다 다른데, 이를 캘린더로 공유해서 사업별 주요 일정을 확인하는 데 사용하고 있어요. 또한 조직도 기능을 활용해 외부에서도 내부 조직과의 소통, 공유가 가능합니다.
사내의 협업 문화 개선을 고민하신다면, 두레이를 한번 써보기를 추천드립니다.
현재 두레이를 활용해 6주에 걸쳐 메일 매뉴얼을 발간하고, 또 우수부서의 사례를 수집해 직원들에게 실사용 방법에 대해서도 전파하고 있어요.
또한, 두레이가 어느정도 자리를 잡았기 때문에 현재 정보화운영팀만큼은 공문이나 메일 접수를 지양하고 대부분의 자료를 두레이로 받고 있어요.
정보화운영팀 자체가 모든 부서와 관계가 있다보니 자연스럽게 두레이 사용량이나 활용도도 전파되는 상황이기도 하고요.
마지막으로 박 팀장님은 협업툴 도입을 고려하고 있는 기관에게 조언을 남기셨습니다.
두레이같은 협업툴은 조직의 업무 효율을 끌어올리고자 하는 기관에 적격입니다.
특히나 카카오톡이나 구글 드라이브 등 보안이 느슨한 서비스를 교차로 활용하는 기관이라면 대체 수단으로 도입하는 것을 권장합니다.
최근에는 재택근무나 원격근무가 대세인 만큼 비용적으로나 보안적으로 좋은 선택이 될 것이라 생각합니다.
