본 포스트는 IT 동아의 인터뷰 기사를 재구성하였습니다.
CSAP 인증받은 두레이, KAIST와도 잘 맞는 부분이 많았어요.
행정안전부의 지침에 따라 2025년까지 모든 행정 및 공공기관 정보 시스템이 클라우드로 전환해야 하는데요.
사기업과 달리, 공공기관은 소프트웨어와 정보시스템 구축 및 운영에 대한 규정이 법제화돼있습니다.
도입을 위해서는 공공기관의 보안 관리 가이드라인 준수는 물론, 품질성능 평가 시험도 통과해야 하므로 공공 시장은 협업 툴은 물론 모든 민간 소프트웨어가 진입하기 어려운 시장입니다.
하지만! 2017년 NHN이 공공기관에 IaaS(서비스형 인프라)를 공급하기 위한 CSAP(클라우드 보안 인증) 인증을 취득, 2020년 1월 NHN Dooray!가 한국인터넷진흥원(KISA)의 SaaS(서비스형 소프트웨어) 부문의 클라우드 보안 인증을 획득하면서 공공기관에서도 협업 툴을 활용할 수 있는 길이 열리게 되었는데요. ^_^
KAIST 에 협업 툴 도입을 주도한 KAIST 정보전산팀 김범준 선생님의 두레이 도입 이야기 한번 들어보실까요?
“메일을 비롯한 협업 시스템은 두레이를 활용 중이예요!”.
올해로 설립 51주년을 맞은 국내 최고의 고등 교육기관이자 연구기관 KAIST !
‘2021 THE 세계 신흥 대학 순위’ 기준 세계 4위, QS 세계대학랭킹 41위 기록.
KAIST가 두레이 도입을 검토한 시점은 2018년이고, 코로나 19를 계기로 도입과 활용에 탄력이 붙었습니다.
두레이를 선택한 이유는 당시를 기준으로 유일하게 CSAP(클라우드 서비스 보안 인증)를 받았기 때문이기도 하지만, 두레이가 제공하는 다양한 협업 서비스 자체도 KAIST와 잘 맞는 부분이 많았어요. 그래서 2020년에 KLMS(온라인 교육 시스템)을 중심으로 온라인 수업을 진행 할 때 두레이를 보조 수단으로 도입했고, 2021년 4월부터 메일 서비스를 포함한 전체 소통 과정에 두레이를 적용하게 되었습니다.
현재 재학생과 교직원을 포함해 2만여 명의 계정이 있고, 졸업생과 퇴직자까지 모두 포함하면 3만 여 개의 계정이 생성돼있습니다.
프로젝트와 위키 서비스를 핵심으로 꼽고 싶어요.
두레이를 도입함으로써 교직원들 입장에서는 메일과 유선에 국한되었던 소통채널에 다양한 수단이 시스템화됐고, 두레이 자체 서비스를 활용해 업무를 고도화 나가고 있는데요.
“내부적으로 진행하는 업무를 프로젝트 기능을 활용해 일목요연하게 정리할 수 있다는 점이 핵심이라고 봅니다. 외부 인력과 협업하는 경우도 많은데, 이때 외부 인사를 바로 초대해서 내부인과 협업을 할 수 있고, 또 태그 분류나 메일을 그대로 연동해서 상황을 전파할 수 있어요. 여기에 메신저 이력을 검색하거나 위키를 통해 업무 흐름 등을 정리함으로써 업무를 완성하고 있습니다.
위키를 이용해 학과 행정 매뉴얼 백과 사전인 ‘행정카이피디아’를 구성,사용하고 있습니다.
위키 기능은 수집된 정보나 지식을 트리 구조로 정리하기에 적합한 서비스인데요.
앞서 프로젝트가 다양한 업무의 진행 상황을 공유하고 처리하는 과정에 적합하다면, 위키는 작업이 완료된 내용을 결과물로 정리하기에 좋은 방법입니다.
위키로 진행 중인 업무 혹은 종료된 업무를 정리하면 추후에 자료를 확인하는 데 큰 도움이 되며, 가이드라인이나 매뉴얼 등을 작성해서 전파할 수도 있습니다.
이메일과 다르게 자료를 쉽게 찾고 저장할 수 있는 것도 장점이예요. 위키 기능은 단순히 내부에서 인수인계나 정보 공유로 활용하는 것을 넘어서 다양한 구성원을 대상의 활용이 가능합니다.
학과 행정 부분에서는 위키를 활용해 사용자가 직접 정보를 업데이트하거나 행정 지식을 공유, 검색, 전수하는 학과 행정 매뉴얼, ‘행정카이피디아’를 구성하고 있는데요. 학사 행정을 진행하면서 확인할 정보나 절차, 방법 등을 담은 설명을 담고 있으며, 교원인사행정과 입시행정, 학사 행정, 연구 및 사업 행정, 홍보 및 협력 행정, 시설안전행정 등 포괄적인 행정 절차를 백과사전처럼 담고 있습니다.
특히 사용자가 직접 정보를 업데이트하고, 댓글로 질의응답을 나누는 식으로 내용을 만들어 나가는 게 핵심입니다. 복잡하게 얽혀있는 학사 행정에 대한 지식을 공유하고 전수할 수 있는 만큼 장기적으로 구성원들에게 도움을 줄 수 있어요.
위키는 사용자가 직접 정보를 업데이트하고, 댓글로 의견을 나누어 내용을 만들어나갈 수 있어요!
복잡하게 얽혀있는 학사 행정에 대한 지식을 공유하고 쉽게 전수할 수 있는만큼 장기적으로 구성원들에게 도움을 줄 수 있답니다!
보안과 안정성을 모두 잡은 견고한 두레이 메일 시스템
“두레이 도입 시 가장 마지막에 메일 서비스를 도입한 이유는 메일 서비스가 안정적으로 서비스하기 어려운 민감한 영역이기 때문입니다. 자칫 잘못하면 메일이 유실되거나 예상치 못한 문제가 생길 수 있어요.하지만 두레이 메일 시스템이 견고하게 동작해주어 큰 문제없이 서비스를 오픈하고, 또 2차 인증 등으로 보안을 강화할 수 있어서 안정성과 신뢰성을 모두 확보할 수 있었습니다.
디지털화를 통한 행정혁신을 하나씩 실현해 나가고 있는 KAIST.
그 과정에 두레이가 함께하고자 합니다.
